探索保密與利用協(xié)調(diào)發(fā)展 提升知識產(chǎn)權(quán)管理水平
2025-08-20 中國質(zhì)量萬里行 點擊：次
知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)管檔案的管理至關(guān)重要，其保密與利用需達成平衡。國家檔案局為加強知識產(chǎn)權(quán)檔案管理、發(fā)揮檔案在國家知識產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略實施中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）和《國家知識產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略綱要》的有關(guān)規(guī)定，專門印發(fā)《關(guān)于加強知識產(chǎn)權(quán)檔案管理的意見》，為基層檔案工作提供了明確指引。從基層監(jiān)管實際出發(fā)，深入剖析知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)管領(lǐng)域檔案管理的特殊要求，梳理了保密意識淡薄、利用效率不高等問題，探索提出完善法規(guī)制度、運用技術(shù)手段、強化人員培訓等針對性管理意見，旨在提升知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)管檔案管理水平，實現(xiàn)保密與利用的協(xié)調(diào)發(fā)展。
在知識經(jīng)濟時代，知識產(chǎn)權(quán)已成為國家戰(zhàn)略性資源和國際競爭力核心要素。加強知識產(chǎn)權(quán)保護是完善產(chǎn)權(quán)保護制度的關(guān)鍵，更是提升中國經(jīng)濟競爭力的重要動力。當前我國推進創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略中，知識產(chǎn)權(quán)作為創(chuàng)新成果的法律保障，其保護力度直接影響市場主體的創(chuàng)新積極性、產(chǎn)業(yè)鏈供應(yīng)鏈的安全及經(jīng)濟高質(zhì)量發(fā)展。
知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)管檔案是知識產(chǎn)權(quán)全流程的真實記錄，既承載創(chuàng)新主體核心技術(shù)與商業(yè)秘密，又反映監(jiān)管體系運行軌跡，具有不可替代的憑證與信息價值。但實際管理中，保密與利用的平衡成為難題——過度保密阻礙信息流通與成果轉(zhuǎn)化，忽視保密則可能導致核心技術(shù)泄露、市場秩序混亂，損害創(chuàng)新主體權(quán)益�；诖�，探索其管理特殊要求并提出有效意見，對完善知識產(chǎn)權(quán)保護體系、激發(fā)社會創(chuàng)新活力、促進知識產(chǎn)權(quán)事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展意義重大。
一、知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)管領(lǐng)域檔案管理的特殊要求
（一）高度保密性。知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)管檔案涉及眾多企業(yè)和個人的核心技術(shù)、商業(yè)秘密等關(guān)鍵信息。如專利申請檔案中的技術(shù)細節(jié)，一旦泄露可能導致企業(yè)在市場競爭中失去優(yōu)勢，損害其合法權(quán)益。從《檔案法》角度看，這些檔案屬于需要嚴格保密的范疇，要求檔案管理部門采取嚴密措施防止信息泄露：建立嚴格的借閱審批制度，限制知悉范圍；對接觸檔案的人員進行背景審查和保密教育等，確保檔案信息安全。
（二）證據(jù)完整性。知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)管檔案常作為解決糾紛、判定侵權(quán)的關(guān)鍵證據(jù)。如商標異議檔案，其中包含的申請材料、異議理由及相關(guān)證據(jù)等必須完整無缺，以保證在法律程序中能有效支撐主張。依據(jù)《檔案法》規(guī)定，檔案管理需確保檔案的真實性、完整性和可靠性。對于知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)管檔案而言，就是要在檔案收集、整理和保管過程中嚴格把關(guān)，保證每份檔案都具備作為有效證據(jù)的條件，不允許出現(xiàn)檔案缺失、篡改等情況。
（三）時效性強。知識產(chǎn)權(quán)具有法定的保護期限，其監(jiān)管檔案也相應(yīng)有時效性要求。在專利有效期內(nèi)，相關(guān)檔案的管理和利用對于維護專利權(quán)人的權(quán)益至關(guān)重要；過了有效期，檔案的管理方式和利用價值可能發(fā)生變化。《檔案法》雖未專門針對知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)管檔案的時效性作出詳細規(guī)定，但在實際管理中，需根據(jù)知識產(chǎn)權(quán)的特點及時對檔案進行更新、調(diào)整管理策略，確保檔案能滿足不同階段知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)管和利用的需求。
二、當前知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)管檔案管理存在的問題
（一）保密措施執(zhí)行不力。部分知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)管部門雖制定了保密制度，但在實際執(zhí)行中存在漏洞：一些檔案管理人員未嚴格按照借閱審批流程操作，隨意擴大檔案借閱范圍；檔案存儲設(shè)備安全防護不足，易受到網(wǎng)絡(luò)攻擊或物理損壞，導致檔案信息泄露風險增加。這與《檔案法》中對檔案安全保密的要求相悖，未能有效保障知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)管檔案的保密性。
（二）檔案利用效率低下。一方面，檔案管理信息化程度不高，檢索工具落后，導致工作人員在需要利用知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)管檔案時，難以快速準確地找到所需檔案；另一方面，各部門之間檔案信息共享不暢，存在“信息孤島”現(xiàn)象。如專利管理部門和商標管理部門的檔案系統(tǒng)相互獨立，無法實現(xiàn)協(xié)同利用，影響了檔案的整體利用效率，不能充分發(fā)揮知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)管檔案對創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展的支持作用。
（三）人員專業(yè)素養(yǎng)不足。知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)管檔案管理需要既懂檔案管理知識，又熟悉知識產(chǎn)權(quán)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)的專業(yè)人才。然而，當前部分檔案管理人員缺乏知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)知識，對檔案的分類、整理和鑒定不夠準確，影響了檔案管理質(zhì)量；同時，一些工作人員保密意識淡薄，對《檔案法》及相關(guān)保密規(guī)定理解不深，在工作中容易出現(xiàn)違規(guī)操作，給檔案安全帶來隱患。
三、基于《檔案法》的知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)管檔案管理意見
（一）完善法規(guī)制度，明確保密與利用界限。結(jié)合《檔案法》和知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)管工作實際，制定詳細的知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)管檔案管理法規(guī)細則：明確規(guī)定不同類型知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)管檔案的保密級別、保密期限以及相應(yīng)的保密措施（如涉及國家重大戰(zhàn)略技術(shù)的專利監(jiān)管檔案，應(yīng)確定為最高保密級別，并規(guī)定嚴格的保密期限和特殊的保密手段）；同時，細化檔案利用的條件、程序和范圍，在保障安全的前提下促進檔案合理利用。建立檔案利用風險評估機制，對擬利用檔案可能帶來的風險進行評估，根據(jù)評估結(jié)果決定是否批準利用申請，確保保密與利用的平衡有法可依。
（二）運用技術(shù)手段，提升保密與利用水平。加大對知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)管檔案管理的技術(shù)投入：在保密方面，采用先進的加密技術(shù)對檔案信息進行加密存儲和傳輸，防止數(shù)據(jù)被竊取或篡改；安裝入侵檢測系統(tǒng)，實時監(jiān)控檔案管理系統(tǒng)的安全狀況，及時發(fā)現(xiàn)和應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)攻擊。在利用方面，構(gòu)建智能化檔案管理系統(tǒng)，利用大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)實現(xiàn)檔案的快速檢索和精準推薦（通過對用戶檢索歷史和行為的分析，為用戶提供符合其需求的知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)管檔案信息），提高利用效率；同時，建立檔案信息共享平臺，打破部門間的信息壁壘，實現(xiàn)檔案資源的跨部門協(xié)同利用，但要在共享過程中嚴格遵循《檔案法》關(guān)于信息安全的規(guī)定，采用安全可靠的共享技術(shù)和管理措施。
（三）強化人員培訓，提高專業(yè)能力和保密意識。定期組織知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)管檔案管理人員參加專業(yè)培訓，培訓內(nèi)容包括《檔案法》解讀、知識產(chǎn)權(quán)業(yè)務(wù)知識、檔案管理新技術(shù)應(yīng)用以及保密知識等。通過培訓，使工作人員深入理解《檔案法》對知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)管檔案管理的要求，掌握知識產(chǎn)權(quán)的特點和分類方法，熟練運用先進的檔案管理技術(shù)手段。同時，加強保密意識教育（通過案例分析、法規(guī)講解等方式），讓工作人員認識到檔案保密工作的重要性，提高其遵守保密規(guī)定的自覺性，杜絕因人為失誤導致的檔案泄密事件發(fā)生，提升知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)管檔案管理的整體水平。
知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)管檔案的保密與利用平衡是一項復(fù)雜而長期的工作。通過深入分析其特殊要求，針對當前存在的問題，依據(jù)《檔案法》提出完善法規(guī)制度、運用技術(shù)手段和強化人員培訓等管理意見，有助于提升知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)管檔案管理水平，實現(xiàn)保密與利用的有機統(tǒng)一，為知識產(chǎn)權(quán)事業(yè)的健康發(fā)展提供有力支持。在實踐中，需不斷總結(jié)經(jīng)驗，持續(xù)優(yōu)化管理策略，以適應(yīng)不斷變化的知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)管環(huán)境和檔案管理需求。
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